Ένα γραφείο είναι γενικά ένα δωμάτιο ή άλλος τομέας όπου οι διοικητικές εργασίες γίνονται από τους εμπλεκόμενους για την υποστήριξη και την υλοποίηση αντικειμένων και στόχων του οργανισμού. Μπορεί επίσης να δηλώνει μια θέση εντός ενός οργανισμού με ειδικά καθήκοντα που συνδέονται με αυτόν (βλ. αξιωματικός υπηρεσίας, κάτοχος γραφείου, υπάλληλος γραφείου, προϊστάμενος γραφείου). Σε αυτή την περίπτωση το γραφείο αναφέρεται ως τόπος, σημείο αναφοράς και τοποθεσίας του καθήκοντος
Στους σύγχρονους όρους, ένα γραφείο συνήθως αναφέρεται στη θέση όπου εργάζονται οι υπάλληλοι. Σύμφωνα με τον James Stephenson, «Το γραφείο είναι αυτό το κομμάτι της επιχειρηματικής δραστηριότητας που είναι αφιερωμένο στην κατεύθυνση και το συντονισμό των διαφόρων δραστηριοτήτων της».
Όταν χρησιμοποιείται ως επίθετο, ο όρος «γραφείο» μπορεί να αναφέρεται σε εργασίες που σχετίζονται με την επιχείρηση. Σε νομική μορφή, μια εταιρεία ή ένας οργανισμός έχει γραφεία σε οποιοδήποτε μέρος που έχει επίσημη παρουσία, ακόμη και αν η παρουσία αυτή αποτελείται, για παράδειγμα, από ένα χώρο αποθήκευσης (αποθήκη) και όχι από ένα γραφείο.
Ένα γραφείο είναι ένα αρχιτεκτονικό και σχεδιαστικό φαινόμενο, είτε πρόκειται για ένα μικρό γραφείο όπως ένας πάγκος στη γωνία μιας μικρής επιχείρησης εξαιρετικά μικρού μεγέθους (π.χ. γραφείο στο σπίτι), σε ολόκληρους ορόφους κτιρίων (π.χ. σε οροφοδιαμέρισμα) μέχρι και μαζικά κτήρια αποκλειστικά για μια επιχείρηση.
Τα γραφεία στην αρχαιότητα
Τα γραφεία στην κλασική αρχαιότητα αποτελούσαν συχνά μέρος ενός συγκροτήματος παλατιών ή ενός μεγάλου ναού. Ο υψηλός Μεσαίωνας (1000-1300) είδε την άνοδο του μεσαιωνικού σπιτιού, που ήταν συνήθως ο τόπος όπου γράφτηκαν οι περισσότερες κυβερνητικές επιστολές και όπου αντιστράφηκαν νόμοι στη διοίκηση ενός βασιλείου.
Με την ανάπτυξη μεγάλων, σύνθετων οργανώσεων τον 18ο αιώνα, κατασκευάστηκαν οι πρώτοι σκοπευτικοί χώροι γραφείων. Καθώς η βιομηχανική επανάσταση εντάθηκε τον 18ο και 19ο αιώνα, οι βιομηχανίες τραπεζών, σιδηροδρόμων, ασφάλισης, λιανικού εμπορίου, πετρελαίου και τηλεγραφίας αυξήθηκαν δραματικά και χρειάστηκε ένας μεγάλος αριθμός υπαλλήλων και ως εκ τούτου χρειάστηκε περισσότερος χώρος γραφείων για να στεγάσει αυτές τις δραστηριότητες.
Η μελέτη του χρόνου και της κίνησης, που πρωτοστάτησε στην κατασκευή από τον F. W. Taylor, οδήγησε στο «Μοντέρνο Γραφείο Αποδοτικότητας» με επίπεδη κορυφή και συρτάρια κάτω, σχεδιασμένα ώστε να επιτρέπουν στους διευθυντές εύκολη θέα των εργαζομένων. Ωστόσο, από το μέσο του 20ου αιώνα, έγινε φανερό ότι ένα αποτελεσματικό γραφείο απαιτούσε διακριτικότητα στον έλεγχο της ιδιωτικής ζωής και σταδιακά εξελίχθηκε το σύστημα του θαλάμου.
Σκοπός του γραφείου
Ο κύριος σκοπός ενός περιβάλλοντος γραφείου είναι να υποστηρίξει τους επιβαίνοντες στην εκτέλεση της εργασίας τους. Οι χώροι εργασίας σε ένα γραφείο χρησιμοποιούνται συνήθως για συμβατικές δραστηριότητες γραφείου όπως η ανάγνωση, η γραφή και η εργασία με ηλεκτρονικούς υπολογιστές. Υπάρχουν εννέα γενικοί τύποι χώρου εργασίας, εκάστη υποστηρίζοντας διαφορετικές δραστηριότητες.
Οι διαφορετικοί χώροι γραφείου
Εκτός από τους μεμονωμένους χώρους, σε ένα γραφείο υπάρχουν επίσης αίθουσες συσκέψεων, σαλόνια και χώροι υποστήριξης, όπως αρχειοθέτηση και για φωτοτυπίες. Ορισμένα γραφεία διαθέτουν επίσης μια κουζίνα όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να γευματίσουν. Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι οργάνωσης του χώρου σε ένα γραφείο και παρόλο που αυτές ποικίλλουν ανάλογα με τη λειτουργία, οι διαχειριστικές τάσεις και η κουλτούρα συγκεκριμένων εταιρειών μπορεί να είναι ακόμη πιο σημαντικές.
Επιλογή τοποθεσίας κατασκευής / εγκατάστασης γραφείων
Ενώ τα γραφεία μπορούν να κατασκευαστούν σχεδόν σε οποιαδήποτε τοποθεσία και σε σχεδόν οποιοδήποτε κτίριο, μερικές σύγχρονες απαιτήσεις για γραφεία καθιστούν αυτό πιο δύσκολο, όπως απαιτήσεις για φωτισμό, δικτύωση και ασφάλεια. Ο πρωταρχικός σκοπός ενός κτιρίου γραφείων είναι να παρέχει ένα χώρο εργασίας και ένα εργασιακό περιβάλλον κυρίως για διοικητικούς και διαχειριστικούς εργαζομένους (διευθυντές). Αυτοί οι εργαζόμενοι συνήθως καταλαμβάνουν καθορισμένες περιοχές εντός του κτιρίου γραφείων και συνήθως διαθέτουν γραφεία, υπολογιστές και άλλο εξοπλισμό που μπορεί να χρειαστούν σε αυτές τις περιοχές.
